1. Трудовой договор. С каждым работником (включая директора организации) должен заключаться трудовой договор, поскольку именно на основании трудового договора возникают трудовые отношения.
2. Дополнительные соглашения к трудовому договору. Если условия трудового договора меняются, то все изменения должны быть оформлены в виде доп. соглашений к трудовому договору.
3. Должностная инструкция. В ней описывается, что должен делать работник, на данной должности, его права и обязанности. Может быть включена в трудовой договор и тогда отдельного документа не требуется.
4. Трудовая книжка. При приеме сотрудника работодатель должен забрать у него трудовую книжку, внести в нее соответствующую запись и соответствующим образом хранить. Трудовая книжка возвращается сотруднику при увольнении.
5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательные документы по учету трудовых книжек хранящихся у работодателя.
6. Штатное расписание. Именно на основании штатного расписания определяются должности и рабочие места, на которые принимаются сотрудники.
7. График отпусков. Должен быть на каждом предприятии. Составляется обычно в конце года на следующий год.
8. Табель учета рабочего времени. Обязательный документ утвержденной формы, в которой работодатель учитывает время, которое отработал сотрудник. Ведется на каждого сотрудника.
9. Расчетный листок. Выдается каждому сотруднику в день выплаты заработной платы. Утвержденной формы нет, но есть обязательные требования к содержанию расчетного листка.
10. Личная карточка работника. В нее заносится полная информация о работнике. Существует утвержденная форма личной карточки. Ведется на каждого работника.
11. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Обязательный документ, который как следует из названия, устанавливает внутренний трудовой распорядок. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
12. Положение о защите персональных данных (ПЗПД). Обязательный документ, в котором работодатель регламентирует порядок обращения с персональными данными. ПЗПД может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
13. Положение об оплате труда и премировании. Документ, в котором описываются возможные способы премирования и доплат. Может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
14. Документы, подтверждающие полномочия. Доверенности в случае, когда подписывает кадровые документы не руководитель, а специально уполномоченное на это лицо.
15. Соответствующие приказы. О приеме на работу, об утверждении расчетного листка, ПВТР, ПЗПД и т.д. То есть все действия связанные с кадрами должны осуществляться на основании приказов/распоряжений руководителя (или иного уполномоченного на то лица). Существуют утвержденные формы для некоторых приказов (например, прием на работу

• копии свидетельств о государственной регистрации и о постановке на учет в налоговом органе;
• копия договора аренды/субаренды или свидетельство о праве на собственность на помещение;
• письмо-разрешение Роспотребнадзора на размещение объекта (при наличии);
• заключение о согласовании программы (плана) производственного контроля (при наличии) и отчет о его выполнении за предыдущий год с приложенными протоколами лабораторных и инструментальных исследований (если объект уже действовал ранее);
• утверждённый Роспотребнадзором ассортиментный перечень (при наличии);
• заключение Роспотребнадзора по проекту перепланировки (если перепланировка проводилась);
• копии санитарных договоров (при наличии): на проведение дезинсекции, дератизации; договор на проведение дезинфекции и очистки систем вентиляции (если вентиляция механическая приточно-вытяжная); договор на вывоз твердых бытовых отходов (ТБО); договор на стирку спецодежды; договор на утилизацию люминесцентных ламп; договор на поставку и утилизацию воды и пользование сан.узлом (только для объектов с децентрализованным водоснабжением); договор на утилизацию биоотходов (волосы); документы на приобретение стерилизаторов; документы на приобретение емкостей для стерилизационной обработки; договор на утилизацию одноразовых шприцев; договор на утилизацию нефтепродуктов; договор на утилизацию использованных аккумуляторов; договор на утилизацию использованной ветоши.
• копия договора на проведение лабораторных исследований и инструментальных измерений (при наличии);
• медицинские книжки руководителя и сотрудников с результатами медицинских осмотров (с паспортными данными);
• список сотрудников с указанием должностей и возраста;
• приказ о назначении санитарных дней (один раз в месяц);
• предыдущее санитарно-эпидемиологическое заключение или заключение о возможности размещения объекта (при наличии).